Segunda entrega dedicada al análisis y funcionamiento del consejo de administración en las sociedades cotizadas. Destapamos todas sus claves de buen gobierno. 

¿Con qué cantidad máxima se puede indemnizar a un consejero cuando la relación con la sociedad termina? ¿Qué cambió en el consejo de administración tras la pasada crisis financiera? ¿Cuáles son los órganos obligatorios del consejo de administración?, ¿y las comisiones recomendadas? Desgranamos las claves del consejo de administración atendiendo a su organización, sostenibilidad y políticas de remuneración.

Esta segunda entrega dedicada al funcionamiento del consejo de administración en el buen gobierno corporativo de las sociedades cotizadas, completa al primer post en el que se abordó el consejo de administración atendiendo a su responsabilidad, estructura y funcionamiento.

Como fuente de referencia, la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV), cuyo Código de buen gobierno de las sociedades cotizadas se ha convertido en referente para todas las sociedades cotizadas que aspiran a una gestión socialmente responsable de su actividad.

En esta segunda entrega, se abordan los siguientes temas:

4. Organización del consejo de administración
   • Comisión ejecutiva
   • Comisión de auditoría
   • Función de control y gestión de riesgos
   • Otras comisiones especializadas del consejo
5. Sostenibilidad y aspectos medioambientales y sociales
6. Remuneración de los consejeros

 

1. Organización del consejo de administración

La relevancia y variedad de las funciones de supervisión y control que el código de buen gobierno atribuye al consejo de administración, aconseja que disponga de una estructura de órganos de apoyo. Se trata de poner a disposición de los consejeros información de calidad (datos, informes y estudios) e incluso análisis preliminares, pero teniendo siempre presente que es al consejo de administración a quién compete la responsabilidad final de la decisión.

Unos órganos que desde la CNMV estructuran del siguiente modo.

 

Comisión ejecutiva

“La comisión ejecutiva, en caso de existir, debe contar al menos con dos consejeros no ejecutivos, siendo al menos uno de ellos independiente, y debe mantener puntualmente informado al consejo de administración de las decisiones que adopte”. Principio 19

La comisión ejecutiva es un órgano habitual, casi imprescindible, en las organizaciones cotizadas españolas, sin embargo los expertos advierten sobre dos riesgos de funcionamiento:

• Riesgo 1. Que entre en conflicto de competencias con el consejo de administración, incluso vaciándolo de contenido.
  • Para sortear este problema, solo hay que recurrir a “la regulación legal de las facultades indelegables del consejo de administración, que se corresponden con la regulación del núcleo esencial de la gestión y supervisión”.
• Riesgo 2. Que su visión sea exclusivamente la del consejo de administración. Esto ocurre cuando no están suficientemente representados los consejeros no ejecutivos, en especial, los independientes.
  • Las recomendaciones de la CNMV son que en la comisión ejecutiva haya al menos dos consejeros no ejecutivos, uno de los cuales como mínimo, sea independiente. Y en segundo lugar, que se le mantenga informada de las decisiones de la comisión ejecutiva, recibiendo copia del acta de sus sesiones.

 

Comisión de auditoría

“En la designación de los miembros de la comisión de auditoría se tendrán en cuenta sus conocimientos y experiencia en materia de contabilidad, auditoría y gestión de riesgos, tanto financieros como no financieros, y sus normas de funcionamiento reforzarán su especialización, independencia y ámbito de actuación”. Principio 20.

Se debe tener en cuenta que la comisión de auditoría es objeto de regulación mercantil:

• Por ser obligatoria para las sociedades cotizadas.
• Por su composición, incluido el nombramiento de la presidencia.
• Por sus funciones: como mínimo debe informar a la junta general de accionistas, supervisar la eficacia del control interno, de la auditoría interna, de los sistemas de gestión de riesgos y del proceso de elaboración y presentación de la información financiera preceptiva. Además propone la selección, nombramiento, reelección y sustitución del auditor externo y supervisa su independencia.

Las recomendaciones principales de la CNMV apuntan así al reforzamiento de la norma legal y la ampliación de sus funciones:

• Creación de una unidad de auditoría Siempre bajo la supervisión de la comisión de auditoría, debe velar por el buen funcionamiento de los sistemas de información y de control interno. Una unidad dependiente del presidente no ejecutivo del consejo o de la comisión de auditoría.
• Plan anual de trabajo de la unidad de auditoría El responsable de este órgano debe presentar para su aprobación a la comisión de auditoría o al consejo, este plan de trabajo y, con posterioridad, los resultados y el seguimiento de sus recomendaciones.
• Otras funciones de la comisión de auditoría recomendables al margen de las previstas por la ley:
  • Supervisar y evaluar el proceso de elaboración y la integridad de la información financiera y no financiera, así como los sistemas de control y gestión de riesgos financieros y no financieros relativos a la sociedad y, en su caso, al grupo.
  • Velar por la independencia de la unidad de auditoría interna. Es responsable del nombramiento, supervisión y cese de su responsable y propone el presupuesto. Debe asegurarse de que su actividad está enfocada en los riesgos relevantes (incluidos los reputacionales) de la organización; recibir información periódica sobre sus actividades, y verificar que la alta dirección tiene en consideración sus informes.
  • Establecer y supervisar un mecanismo que permita a los empleados y a otras personas relacionadas con la sociedad (consejeros, accionistas, proveedores, contratistas o subcontratistas) comunicar irregularidades de potencial trascendencia, incluyendo las financieras y contables. Dicho mecanismo debe garantizar la confidencialidad.
  • Sobre el auditor externo. Velar por que su retribución no comprometa su calidad e independencia. Supervisar que la sociedad comunica a través de la CNMV el cambio de auditor (y lo acompaña de una declaración en el caso de desacuerdos con el auditor saliente). Garantizar una reunión anual del auditor externo con el pleno del consejo de administración.
• Capacidad de convocatoria de auditoría externa con cualquier empleado o directivo.
• Que sea informada “sobre las operaciones de modificaciones estructurales y corporativas que proyecte realizar la sociedad para su análisis e informe previo al consejo de administración, sobre sus condiciones económicas y su impacto contable y, en especial, en su caso, sobre la ecuación de canje propuesta”.

 

Función de control y gestión de riesgos

“La sociedad dispondrá de una función de control y gestión de riesgos ejercida por una unidad o departamento interno, bajo la supervisión directa de la comisión de auditoría o, en su caso, de otra comisión especializada del consejo de administración”. Principio 21.

Un área de responsabilidad que ha sumado relevancia en respuesta a las últimas crisis económicas y financieras por recomendación de la OCDE y la Unión Europea. Así se incorpora la recomendación de que las sociedades cotizadas cuenten con una función de control y gestión de riesgos ejercida por una unidad interna de la sociedad específica. La supervisión correrá a cargo de una comisión especializada del consejo de administración (que podrá ser la comisión de auditoría u otra, pero siempre con una composición adecuada).

En cuanto a las recomendaciones:

• Que identifique y determine los tipos de riesgo, financieros y no financieros (operativos, tecnológicos, legales, sociales, medioambientales, políticos y reputacionales-corrupción) a los que se enfrenta la sociedad.
• Que defina el nivel de riesgo que la sociedad considera aceptable y un modelo de control y gestión del mismo.
• Que bajo la supervisión directa de la comisión de auditoría o, en su caso, de una comisión especializada del consejo de administración, exista una función interna de control y gestión de riesgos ejercida por una unidad o departamento interno. Sus funciones serían:
  • Asegurar el buen funcionamiento de los sistemas de control y gestión de riesgos.
  • Participar en la elaboración de la estrategia de riesgos y en las decisiones importantes para su gestión.
  • Velar por que los sistemas de control y gestión de riesgos mitiguen los riesgos adecuadamente.

 

Comisión de nombramientos y retribuciones

“La comisión de nombramientos y retribuciones, que en las sociedades de elevada capitalización serán dos comisiones separadas, además de cumplir los requisitos legales, estará compuesta por una mayoría de consejeros independientes y sus miembros se designarán teniendo en cuenta los conocimientos, aptitudes y experiencia necesarios, y sus normas de funcionamiento reforzarán su especialización, independencia y ámbito de actuación”. Principio 22.

El nombramiento pertinente de sus miembros así como su pluralidad técnica, se consideran esenciales en estas comisiones encargadas de diseñar los sistemas de remuneración para consejeros y altos directivos.

Entre las recomendaciones de la CNMV:

• Que la comisión de nombramientos consulte al presidente del consejo de administración y al primer ejecutivo para la elección de consejeros ejecutivos. Y que cualquier otro consejero pueda presentar candidatos que se tomen en consideración.
• Que la comisión de retribuciones actúe con independencia y que además de las consideraciones que incluye la ley puedan:
  • Proponer al consejo de administración las condiciones básicas de los contratos de altos directivos y velar por su cumplimiento.
  • Revisión periódica de las políticas de remuneraciones de consejeros y altos directivos.

 

Otras comisiones especializadas del consejo

“La composición y organización de las comisiones que, en el ejercicio de sus facultades de auto-organización, constituyan las sociedades deben ser similares en su configuración a las de las comisiones legalmente obligatorias”. Principio 23.

Cuando el consejo de administración, en ejecución de sus facultades, decide la creación de comisiones adicionales a las obligatorias, se recomienda que” sus reglas de composición y funcionamiento sigan pautas similares a las de las comisiones obligatorias”.

La principal consigna es dar relevancia específica sobre temática medioambiental y sostenibilidad, social y de gobierno corporativo, así como de los códigos internos de conducta. Que podrían ser abordadas por una comisión específica o repartidas entre las comisiones ya existentes.

 

2. Sostenibilidad y aspectos medioambientales y sociales

“La sociedad promoverá una política adecuada de sostenibilidad en materias medioambientales y sociales, como facultad indelegable del consejo de administración, ofreciendo de forma transparente información suficiente sobre su desarrollo, aplicación y resultados”. Principio 24.

La sostenibilidad y la visión a largo plazo son hoy factores imprescindibles que se suman al tradicional de creación de valor de las organizaciones empresariales. En consecuencia, se debe analizar el impacto de su actividad.

Como consideraciones mínimas, se debe atender a los siguientes puntos:

• Los principios, compromisos, objetivos y estrategias relativos a accionistas, empleados, clientes, proveedores, cuestiones sociales, medio ambiente, diversidad, responsabilidad fiscal, respeto de los derechos humanos y prevención de la corrupción y otras conductas ilegales.
• Métodos para el seguimiento del cumplimiento de las políticas, de los riesgos asociados y de su gestión.
• Mecanismos de supervisión del riesgo no financiero, incluido el relacionado con aspectos éticos y de conducta empresarial.
• Canales de comunicación, participación y diálogo con los grupos de interés.
• Prácticas de comunicación responsable que eviten la manipulación informativa y protejan la integridad y el honor.

 

3. Remuneración de los consejeros

“La remuneración del consejo de administración será la adecuada para atraer y retener a los consejeros del perfil deseado y retribuir la dedicación, cualificación y responsabilidad que exija el cargo sin comprometer la independencia de criterio de los consejeros no ejecutivos, con la intención de promover la consecución del interés social, incorporando los mecanismos precisos para evitar la asunción excesiva de riesgos y la recompensa de resultados desfavorables. Principio 25.

La estructura, nivel, procedimiento de fijación y la transparencia de las remuneraciones de los consejeros, es un elemento esencial del sistema de buen gobierno corporativo. Sin embargo, se advierte del peligro de la adopción de modelos excesivamente complejos y/o centrados en el corto plazo y carentes de una correlación razonable con los resultados obtenidos.

Por otro lado, la legislación mercantil ha incorporado normas en puntos tan importantes como:

• La necesaria adecuación de los sistemas de remuneración a la importancia de la sociedad empresarial, su situación económica en cada momento y los estándares de mercado.
• El establecimiento de procedimiento para su determinación y aprobación, velando por la prevención del conflicto.
• Garantías en la transparencia de la remuneración de los consejeros.

De acuerdo a esta normativa, y siguiendo las recomendaciones de la Unión Europea en esta área, se debe:

• Excluir a los consejeros no ejecutivos de las remuneraciones variables ligadas al rendimiento de la sociedad y del consejero así como de la entrega de acciones, opciones u otros instrumentos financieros y de los sistemas de ahorro y previsión social, en este caso con algunas excepciones.
• La remuneración de los consejeros ejecutivos se debe establecer en relación con su rendimiento y con factores financieros y no financieros que sean medibles y que promuevan la sostenibilidad y la rentabilidad de la empresa en el largo plazo. Además, para alinear sus intereses con este interés social en el largo plazo, no podrán transmitir su titularidad salvo excepciones.
• Las retribuciones variables deben estar sujetas a criterios objetivos del cumplimiento de los objetivos fijados. Además, se podría exigir un reembolso en el supuesto de comprobación de que el pago no se ajustó a las condiciones de rendimiento establecidas. Por último, estas remuneraciones variables deben guardar “la debida relación con el desempeño de sus profesionales y no reflejar la mera evolución general del mercado o del sector de actividad de la compañía ni otras circunstancias similares”.
• En cuanto al pago por resolución o extinción de la relación del consejero con la sociedad, su cuantía no debe superar al equivalente a dos años de retribución anual y su abono no procederá hasta que la sociedad haya comprobado que el consejero ha cumplido con sus condiciones contractuales.