Por: Alejandro Ríos.

 

La empresa familiar tiene el gen de la permanencia impreso en su ADN. La redacción del protocolo familiar debe servir para activarlo en situaciones como la sucesión de la propiedad.     

El protocolo familiar diferencia entre familia, propiedad y empresa, tres círculos independientes pero con puntos de intersección. Este documento debe establecer las reglas para decidir con independencia, pero visión general, en cada uno de esos círculos. Su objetivo es defender los intereses generales de la familia, incluyendo situaciones tan importantes como la sucesión en la propiedad. Pero, tan decisivo para la continuidad de la empresa, puede ser la elección del CEO. El protocolo familiar debe prestar atención a estos dos puntos y muchos más que garanticen una ordenada sucesión para su supervivencia.

Casi 9 de cada 10 empresas españolas son familiares, su aportación al PIB español es del 57,1% y al empleo del 66,7%. Los datos del Instituto de la Empresa Familiar muestran el peso sobre la economía española de unas organizaciones que tienen en su ADN la vocación de llegar a las siguientes generaciones. Este objetivo de supervivencia, las convierte en empresas singulares en las que el protocolo familiar puede dibujar ese tablero de juego necesario para su gestión.

En su esencia, el protocolo familiar es un documento que diferencia y armoniza sus tres ámbitos característicos: la familia, la propiedad y la propia empresa. “Separa convenientemente la toma de decisión en un ámbito y otro para decidir de forma ordenada y, siempre, dentro del círculo que compete”, afirma Alejandro Ríos Navarro, socio director de la oficina de Valencia de la firma Broseta Abogados y responsable del Área de Empresa Familiar, ponente habitual en lnstituto de Gobernanza Empresarial.

Qué es el protocolo familiar

En definición del Consejo General del Notariado, el protocolo familiar es “un documento que contiene el acuerdo de los familiares propietarios de la sociedad para regular adecuadamente, y a la medida de sus circunstancias, el funcionamiento presente y futuro de la empresa”. Los notarios explican que se centra en aspectos como “cuáles son las funciones de cada uno de los familiares propietarios, cómo tienen que transmitirse las acciones o participaciones, cómo se llevará a cabo la sucesión de las siguientes generaciones, y cualquier otro asunto de interés para el buen funcionamiento de la empresa familiar o para asegurar su continuidad”.

Ríos Navarro recomienda que su elaboración se aborde “cuando la presión del número de familiares crece, pero, sobre todo, cuando esta relación es buena. Un momento que facilita el consenso en el establecimiento de esas normas que van a regular la toma de decisiones en el día de mañana”. La experiencia y reflexiones de este abogado acompañan a la aproximación a este documento de unas empresas que miran a 2025 con optimismo: seis de cada 10 espera ver crecer sus ventas, y cuatro de cada diez ver crecer sus plantillas, según el XXVII Congreso Nacional de la Empresa Familiar.

Qué ámbitos regula el protocolo familiar

“No es lo mismo una empresa muy grande con una familia pequeña, que una empresa más pequeña con una familia muy grande, donde quizás sus muchas ramificaciones aconsejan ser más restrictivos”. Ríos Navarro simplifica así la que considera norma esencial de partida: no hay dos empresas familiares iguales. De ahí la importancia de que un profesional con conocimiento y experiencia en protocolo familiar dirija la elaboración de un documento único que debe encajar como un guante.

Sin embargo, los ámbitos de regulación son comunes. Para visualizarlos, el letrado propone diferenciar entre cinco grandes áreas:

Principios generales

• El protocolo familiar necesita de una introducción que ayude a entender el entorno económico y social donde se desarrolla la actividad empresarial.
• Ámbito objetivo. Define y acota el ámbito de pacto del protocolo familiar. Por ejemplo, la parte del patrimonio empresarial a la que se dirige, si afecta solo a la familia o también a terceros, o si va a incluir o no el patrimonio personal.
• Ámbito subjetivo. Para que el protocolo cumpla con su finalidad, debe recabar opiniones que ayuden a entender la misión y valores de la empresa. Este ejercicio precisa de decisiones como determinar quiénes son los que tienen que participar en su redacción y con qué roles, por ejemplo, si se incluye a las generaciones más jóvenes o a los cónyuges.

Sobre la propiedad

• Control cerrado o abierto. Si se va a facilitar la transferencia de acciones o imponer condiciones de transmisión más estrictas.
• Mantenimiento de la propiedad de cada rama familiar. Lo que incluye la transmisión de propiedad, estableciendo las medidas más adecuadas para facilitar o no la salida y la incorporación de socios. Un punto en el que se considera importante el mecanismo que se pacte para la salida total o parcial del accionariado.
• Planificación matrimonial. Lo que puede afectar a las capitulaciones patrimoniales.

Planificación sucesoria

Por ser uno de los momentos más críticos en el devenir de la empresa familiar, destacamos el papel del protocolo familiar en el ordenamiento de la sucesión. Definir este escenario es esencial para evitar conflictos familiares en la organización futura de la sociedad, teniendo en cuenta que, como ya se ha señalado, la vocación de la empresa familiar es normalmente de permanencia.

Esta planificación debe tener en cuenta quién ostentará la propiedad de las acciones en el futuro. Pudiendo ser más vertical (hijos o sobrinos) o más amplia (cónyuges o terceros). También se debe analizar si se pacta o existe un reparto entre una parte de los futuros herederos que recibirán acciones de la empresa y otros que reciban otros bienes. Estos análisis hay que hacerlos de manera profunda para ver cómo se encuadran en el régimen de legítimas de nuestro Código Civil, así como previendo la incidencia fiscal de todas estas transmisiones futuras.

La fiscalidad es muy importante en estos procesos, y debe estar bien contemplada puesto que, muchas veces, la familia se encuentra en la tesitura de tener que desprenderse de una parte sustancial del patrimonio para hacer frente a la tributación, un aspecto en el que hay importantes diferencias en función de la comunidad autónoma competente.

Otro punto al que prestar atención a la hora de plantear la organización de la sucesión de la propiedad en el protocolo familiar es cómo compatibilizar la recepción de las acciones por los hijos, por lo que se debe organizar la salvaguarda patrimonial de los cónyuges. De este modo, es habitual que en los procesos de elaboración del protocolo se dé lugar a la elaboración de los testamentos de los miembros de la familia empresaria. El consejo de familia tiene ahora la oportunidad de incluir cuantos supuestos considere para regular la transición generacional en la propiedad de la empresa, alineando los intereses de las diferentes generaciones.

Sobre la gestión

• Incorporación a la empresa. Si bien la planificación sucesoria se debe abordar en el capítulo de propiedad, en el de gestión se regulan los requisitos que se pueden establecer para la incorporación de nuevos familiares como trabajadores.
• Acceso a puestos directivos. Por su especial aporte estratégico, el protocolo familiar puede diferenciar los requisitos y modelos de evaluación para las posiciones ejecutivas (por ejemplo, formación universitaria y de postgrado, años de experiencia antes de ingresos, dominio de idiomas…). Es importante que esa definición se haga en términos igualitarios, de modo que no discrimine, por ejemplo, entre los hijos de los miembros de la familia que participan en la gestión empresarial directamente, y aquellos que solo son accionistas.
• Otro tema crucial es el proceso de sucesión en el liderazgo. ¿Me tiene que suceder un familiar o un tercero? ¿Quién será el elegido? Son procesos que deben llevar tiempo, que no tiene que suponer un fracaso para nadie, y que tienen que saber todos el porqué, con criterios objetivos e interviniendo terceros.
• Formación. El protocolo familiar también puede incluir planes de formación concretos que faciliten la incorporación de aquellos miembros que así lo desean.

Sobre el gobierno

• Gobierno empresarial. La elaboración de un protocolo familiar sirve de análisis del modelo de gobierno actual de la compañía, convirtiéndose en una gran oportunidad para realizar cambios. Se debe decidir sobre el modelo de gobierno, el consejo de administración, la profesionalización de la gestión, el nombramiento de expertos…
• Consejo de familia. El consejo de familia es el organismo con capacidad para interpretar en el tiempo el protocolo familiar. Se trata de un órgano de gran importancia que actúa a modo de bisagra entre la familia y la empresa, por lo que se debe definir su relación con el consejo de administración: ¿qué miembros van a estar presentes?, ¿qué miembros de la familia van a supervisar y reportar al resto sobre la dirección general?, ¿qué conocimientos y habilidades deben tener para asumir esta responsabilidad?, etc.
• Consejo de administración. Es de suma importancia la composición y fines de este órgano, debiendo pivotar sobre una visión abolutamente estratégica y con un equilibrio entre su miembros dominicales, ejecutivos e independientes..

Derechos económicos

• Políticas de dividendos. Su redacción debe servir para clarificar las posibles disputas sobre el reparto de dividendos, es común que se definan situaciones conflictivas como el abono de dividendos a aquellos miembros de la familia que no trabajan en la empresa familiar.
• Bolsín. Se puede contemplar la creación de un fondo destinado a sufragar el coste de la salida de uno de los miembros accionistas de la familia. El principal objetivo de esta medida es impedir que estas salidas impacten en la liquidez de la compañía descapitalizando.
• Diversificación. Si se incluyen políticas de diversificación empresarial y de inversión fuera de la empresa familiar, lo más habitual es que se aborden desde la constitución de un family office.

Consejos para redactar un buen protocolo familiar

Ríos Navarro considera que “un protocolo mal asesorado y mal hecho puede ser el principio del fin”. Comentario con el que quiere resaltar la importancia de abordar el proceso con el convencimiento de que se trata de una herramienta estratégica con vocación de utilidad real para organizar y regular los intereses de la empresa y la familia en temas clave.

Razones que convierten la elección de un profesional capacitado en esencial: “Puede parecer sencillo preparar el protocolo familiar, en especial si en la familia hay un buen entendimiento, pero su redacción va requerir de levantar alfombras y hablar de temas que no siempre son cómodos. En este momento, la experiencia de un profesional es muy importante para continuar avanzando apoyándose más en los puntos de unión que en los de fricción”, explica  Ríos Navarro.

Desde el punto de vista de la familia, este abogado recomienda abordar el proceso con positivismo: “El protocolo de familia que nace de la generosidad cumple con su función, porque satisface a todos. Cuando cada uno quiere obtener beneficio propio de su redacción, está abocado al fracaso”. Y para facilitar que el proceso avance en esos términos deseables, hay que actuar con transparencia y guardando las formas: “El 99% de los conflictos familiares se activan por detalles sin ninguna relevancia de fondo y, para no caer en esa situación, es preciso contar con la colaboración de todos”.